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Die E-Rechnung fördert die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft und vereinfacht Prozesse im Rechnungswesen. Da Rechnungsdaten beim Empfänger nicht mehr manuell erfasst werden müssen, entfallen doppelte Arbeitsschritte und Fehlerquellen.
Sowohl Rechnungssteller als auch -empfänger profitieren von geringeren Kosten, höherer Effizienz und mehr Transparenz.
Ab dem 01. Januar 2025 besteht die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wird stufenweise eingeführt:
Eine E-Rechnung übermittelt Rechnungsdaten elektronisch in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Dadurch kann der gesamte Prozess – von der Erstellung über den Empfang bis zur automatisierten Verarbeitung und Zahlung – vollständig digital erfolgen. Im Unterschied zu Papier- oder PDF-Rechnungen ermöglicht die E-Rechnung eine medienbruchfreie, effiziente Weiterverarbeitung. Eine einfache PDF-Datei oder ein eingescanntes Papierdokument erfüllt diese Anforderungen nicht – auch wenn sie digital übermittelt wird.
Neben den umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben muss eine E-Rechnung gemäß der E-Rechnungsverordnung des Bundes mindestens folgende Informationen enthalten:
Vom 01.01.2025 bis 31.12.2026 dürfen Rechnungen weiterhin in Papierform oder als PDF ausgestellt werden – vorausgesetzt, der Empfänger stimmt zu.
Wichtig: Bereits ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt die Übergangsfrist bis Ende 2027.
Auch EDI-Verfahren, die (noch) nicht den E-Rechnungs-Anforderungen entsprechen, dürfen bis Ende 2027 weiter genutzt werden.
Nach Ablauf dieser Fristen ist die E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend.
Nein, Programme wie Word oder Excel erzeugen keine gültigen E-Rechnungen im Sinne der gesetzlichen Anforderungen. Für die Erstellung ist eine E-Rechnungssoftware oder eine entsprechende Schnittstelle notwendig.
Folgende Fälle sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen:
In diesen Fällen kann eine E-Rechnung freiwillig erstellt werden.
Anbei ein Überblick einiger Anbieter, weitere finden Sie im Internet:
| Anbieter | Funktionen |
| Accountable | Erstellen |
| Qonto | Erstellen, empfangen, verarbeiten, speichern |
| WISO Mein Büro | Erstellen, auslesen |
| sevDesk | Erstellen, empfangen, prüfen, speichern, verbuchen |
| Lexware Office | Erstellen, versenden, empfangen |
| FastBill | Erstellen, versenden, empfangen |
| Papierkram | Erstellen |
| orgaMax | Schreiben, empfangen, weiterverarbeiten |
| Billomat | Erstellen, versenden |
| DATEV | Versenden, empfangen, verarbeiten |
Hinweis: Diese Übersicht dient zur Orientierung. Je nach Unternehmensgröße und Anforderungen kann eine individuelle Lösung sinnvoll sein – sprechen Sie uns gerne an.
Für den Rechnungseingang empfiehlt sich eine eigene E-Mail-Adresse (z. B. rechnungen@unternehmen.de), die regelmäßig geprüft wird.
Idealerweise wird für jedes Unternehmen im Verbund eine separate Adresse eingerichtet, um die Zuordnung zu erleichtern.
Die Formate XRechnung und ZUGFeRD erfüllen die umsatzsteuerlichen Anforderungen.
Die Verpflichtung zur E-Rechnung hängt nicht von der Zahlungsart, sondern vom Empfängerkreis ab. Entscheidend ist, ob es sich um einen geschäftlichen Leistungsaustausch zwischen Unternehmen (B2B) handelt. In diesem Fall ist ab 2025 der Empfang einer E-Rechnung verpflichtend – unabhängig davon, ob bar oder unbar gezahlt wurde.
Nein, steuerbefreite Rechnungen sind nicht pauschal von der E-Rechnungspflicht ausgeschlossen und sollten in vorgegebenen Format erstellt werden.
Nein. Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz. Eine PDF-Datei ist unter diesen Anforderungen keine E-Rechnung.
Ein Ausdruck ist zwar möglich, erfüllt aber nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Die gedruckte Version dient lediglich zu Informationszwecken und hat keine Beweiskraft im Sinne der GoBD oder der E-Rechnungsverordnung.
Für Buchführung, Archivierung und Prüfung ist ausschließlich die elektronische Originaldatei im zulässigen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) relevant.
Unternehmen, die nach Ablauf der gesetzlichen Übergangsfristen keine E-Rechnungen empfangen, ausstellen oder ordnungsgemäß archivieren, verstoßen gegen die E-Rechnungspflicht und die GoBD-Vorgaben. Mögliche Folgen sind:
Um E-Rechnungen benutzerfreundlich darzustellen, benötigt man einen Rechnungs-Viewer oder eine geeignete E-Rechnungs-Software. Programme wie DATEV, sevDesk oder Lexware Office ermöglichen es, die strukturierte Datei zu interpretieren und in eine klassische Rechnungsansicht umzuwandeln.
Die DATEV E-Rechnungsplattform ermöglicht einen sicheren und effizienten digitalen Rechnungsaustausch. Über das integrierte E-Rechnungspostfach lassen sich Rechnungen komfortabel mit Geschäftspartnern übermitteln. Das erleichtert die Prozessabläufe, beschleunigt die Bearbeitung und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen – bei gleichzeitig hohem Sicherheitsstandard.
DATEV Unternehmen online ermöglicht den sicheren Empfang und die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Durch die Automatisierung des Eingangs- und Ausgangsprozesses werden Zeit gespart und Fehler reduziert.
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Nummer, die bei der elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland erforderlich ist. Sie dient als elektronische Adresse und ermöglicht die korrekte Weiterleitung über zentrale Rechnungseingangsplattformen.
Für Rechnungen im B2B-Bereich ist keine Leitweg-ID notwendig.
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt 8 Jahre (zuvor 10 Jahre). Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde. Die Frist gilt für alle Unternehmer – unabhängig von Größe oder Branche.
E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden – bei XRechnung als strukturierte XML-Datei, bei ZUGFeRD als PDF/A mit eingebettetem XML.
Ein Ausdruck auf Papier reicht nicht aus. Auch reine PDF-Dateien sind ab 2025 nicht mehr zulässig.
E-Rechnungen müssen digital, unveränderlich und GoBD-konform archiviert werden – z. B. als XML-Datei (XRechnung) oder PDF/A mit XML-Anteil (ZUGFeRD). Eine manuelle Veränderung der gespeicherten Datei ist unzulässig.
Dazu sind geeignete Archivsysteme erforderlich, die:
Ja, auch fehlerhafte, korrigierte oder stornierte E-Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig, da sie Bestandteil des Geschäftsvorfalls sind. Es ist wichtig, sie entsprechend zu kennzeichnen (z. B. mit „storniert“) und zusammen mit der neuen, korrekten Version abzulegen.
Nein, das Originaldokument muss unverändert bleiben.
Änderungen oder Anmerkungen sind nur in separaten Dateien zulässig – mit klarer Protokollierung, damit die Änderungshistorie nachvollziehbar bleibt.
PDFs, XML-Dateien oder hybride Formate wie ZUGFeRD dürfen nicht überschrieben werden.
Ja, auch sogenannte Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV unterliegen der vollständigen Archivierungspflicht, wenn sie digital vorliegen.
Der Rechnungsbetrag hat keinen Einfluss auf die Anforderungen an Form und Aufbewahrung.
Ein versehentliches Löschen stellt einen Verstoß gegen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht dar. Um Datenverluste zu vermeiden, sollten regelmäßige Backups, Archivsysteme mit WORM-Technologie (Write Once, Read Many) und klare Zugriffs- und Löschrechte eingerichtet werden.
Nein, denn E-Mails gelten nicht als revisionssicher und erfüllen nicht die GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit und Protokollierung.
Die E-Rechnung muss aus dem E-Mail-Postfach entnommen und in ein geeignetes Archivsystem überführt werden.
Revisionssicherheit bedeutet, dass digital archivierte Dokumente nicht unbemerkt verändert, gelöscht oder manipuliert werden können. Jede Änderung muss nachvollziehbar sein – Ziel ist die Integrität, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsdauer.
Digitale Unterlagen müssen daher so gespeichert werden, dass sie:
Dies entspricht den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Geeignet sind Archivsysteme, die:
Beispiele:
Ja, sofern der Serverstandort innerhalb der EU liegt. Bei Speicherung außerhalb der EU ist eine Genehmigung erforderlich.
Die Cloud-Lösung muss die Anforderungen an Sicherheit, Zugriffsschutz, Backups und GoBD-Konformität erfüllen. Zusätzlich ist eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) mit dem Cloud-Dienstleister abzuschließen.
Auch diese Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden, sofern sie digital erstellt oder empfangen wurden.
Ja, nicht nur Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Auch Lieferscheine, Angebote (wenn sie zur Auftragsvergabe geführt haben), Kassenberichte, Zahlungsbelege, Kontenbewegungen und Handelsbriefe müssen elektronisch archiviert werden – sofern sie digital erstellt oder empfangen wurden.
Bevor eine E-Rechnung erstmals an einen Geschäftspartner versendet wird, sollte dieser rechtzeitig informiert werden. So wird sichergestellt, dass die technischen Voraussetzungen für den Empfang gegeben sind und die Rechnung korrekt verarbeitet werden kann.
Folgende Punkte sollten vorab abgestimmt werden:
Eine frühzeitige Abstimmung vermeidet Verzögerungen und sorgt für einen reibungslosen Zahlungsablauf.
Alle in diesem Dokument enthaltenen Informationen stellen unverbindliche Handlungsempfehlungen dar, die wir nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt haben. Trotz größter Sorgfalt können wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen. Dieses Dokument ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.
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